Correspondant IFI : Pour chaque stage, le responsable du suivi du stage et correspondant privilégié pour l'IFI est le reponsable d'option, soit Ho Tuong Vinh pour les étudiants de l'option SIM, ou Nguyen Hong Quang pour les étudiants de l'option SRC. Ne surtout pas hésiter à contacter ce correspondant IFI pour toutes les questions relatives au stage ou au stagiaire.

Rapport de mi-parcours : Nous demandons aux superviseurs de stage d'envoyer à mi-parcours, par courriel au responsable d'option, un message pour le tenir au courant du déroulement du stage et des problèmes éventuels.

Evaluation du stagiaire : A la fin du stage et avant le départ du stagiaire, nous demandons au superviseur du stage de remplir, dater et signer la fiche d'évaluation du stagiaire. L'original (pas de copie ou de scan) de cette fiche est obligatoire pour que l'étudiant puisse obtenir son diplôme à la fin. Pour nous l'envoyer :

• une copie scannée et envoyée par courriel au responsable d'option Nguyen Hong Quang ou Ho Tuong Vinh
• l'étudiant remettra l'original à son retour à l'IFI à la direction des études (solution privilégiée)

Avis sur le mémoire : Après le stage, les étudiants ont 4 semaines pour remettre leur mémoire. Nous demandons aux superviseurs de stage de bien vouloir relire ce rapport et d'aider l'étudiant à le corriger. A la remise du rapport par l'étudiant, il sera demandé, par courriel, l'appréciation du superviseur sur celui-ci, en particulier sur le contenu scientifique. Il est également possible de s'exprimer sur la forme si besoin est. Un étudiant ne pourra pas soutenir son mémoire tant que nous n'aurons par reçu l'avis du superviseur sur celui-ci.

Remarques :

• Deux évaluations sont donc à fournir par le superviseur du stage : (1) la fiche d'évaluation du stagiaire (signée), formalité obligatoire pour l'évaluation du mémoire et l'obtention du diplôme par l'étudiant et (2) l'avis sur le mémoire, par courriel seulement, qui est considérée par le jury de soutenance et qui permet d'être certain que les mémoires sont lus et validés par le superviseur du stage.
• Les mémoires des étudiants validant le stage (par la soutenance) sont ensuite gérés par l'IFI.

 

   Rédaction du mémoire de stage

Chaque étudiant doit rédiger un mémoire à la fin de son stage. Ce mémoire, d'une longueur de 30 à 50 pages, doit expliquer tout le travail qui a été fait pendant le stage, autant sur le plan théorique que sur le plan pratique. Il doit expliquer le contexte du stage, la problématique à résoudre, l'état de l'art existant, la solution proposée par le stagiaire, la réalisation, l'expérimentation et l'analyse de cette solution, ainsi que les conclusions et les perpectives soulevées par ce travail. Chaque stage étant différent, les rubriques exactes du rapport peuvent changer d'un stage à l'autre, mais dans tous les cas, il doit permettre au jury de bien évaluer le travail réalisé pendant le stage. Comme il s'agit d'un mémoire de niveau Master, le jury s'attend à obtenir une très bonne vue d'ensemble du sujet par le stagiaire, et une réflexion sur les différentes étapes du travail réalisé.

Pour vous aider dans la rédaction du mémoire, les règlements pédagogiques de l'IFI ont bien précisé un guide de rédaction détaillant chaque aspect du rapport. Sachez adapter ces aides à la situation réelle de votre stage.

Important : Tout mémoire devra être relu et validé par le superviseur de stage. Un étudiant ne pourra pas soutenir son mémoire tant que nous n'aurons par reçu l'avis du superviseur sur celui-ci.

Voici quelques remarques générales, tirées des erreurs courantes observés dans les mémoires :

• Expliquez clairement quelle est votre contribution dans le stage : c'est la première question que le jury vous posera et un point très important dans l'évaluation de votre travail
• Votre mémoire est de niveau Master, donc nous attendons une part d'analyse et de réflexion plus importante sur votre travail : il ne faut pas seulement décrire techniquement votre travail, mais aussi avoir une vue d'ensemble sur le domaine du sujet, sur l'utilisation et l'avenir de votre travail
• Pour la page titre du mémoire, il n'y a pas de modèle imposé, regardez les anciens rapports, mais faites attention à l'intitulé à mettre pour votre diplôme "Master Informatique", suivi selon les cas de "option Systèmes et Réseaux" ou "option IA & Multimédia".

 

  Remise du mémoire

Important : Le mémoire doit être remis en versiom finale au maximum 4 semaines après la fin du stage. Tout mémoire en retard pourra être refusé, ce qui entraine l'échec du stage. En cas de problèmes pour remettre le rapport, il est impératif de communiquer avec la direction des études AVANT la fin du délai de 4 semaines.

Voici les étapes suivies après la remise du rapport :

• Remise de la version électronique du rapport par l'étudiant au responsable d'option (Nguyen Hong Quang ou Ho Tuong Vinh) ainsi qu'à Nguyen Thi Van Tu, chargée des études.
• Validation du mémoire par le responsable d'option: elle consiste à valider la forme du rapport, c'est-à-dire le respect des consignes d'organisation et de présentation du rapport, et à vérifier que le rapport est complet. Dans le cas des étudiants inscrits en double diplômation, le mémoire sera aussi validé par l'Université partenaire (Lyon 1 ou La Rochelle). Cette étape est rapide prend habituellement 2-3 jours maximum. Le responsable d'option peut demander les corrections qu'il juge nécessaire sur le mémoire, principalement sur la forme et la présentation.

• Remise d'une version imprimée du rapport par l'étudiant (une fois l'accord reçu pour l'étape précédente).
• Relecture du mémoire par le rapporteur : un rapporteur est désigné pour chaque rapport reçu. Le travail du rapporteur consiste à juger le contenu complet du rapport, principalement sur les aspects techniques et scientifiques, mais aussi sur tout autre aspect jugé utile par le rapporteur. Un rapport est écrit sur le mémoire et l'accord du rapporteur est nécessaire pour organiser la soutenance. Cette étape prend au minimum une semaine, mais peut prendre autant de temps que nécessaire. Le rapporteur peut demander autant de corrections qu'il veut pour s'assurer que le mémoire réponde bien aux critères de qualité de l'IFI.

• Remise de 5 versions définitives du rapport par l'étudiant, assistant des études (une fois l'accord reçu pour l'étape précédente).
• Organisation d'un jury pour la soutenance : une fois que le rapporteur valide le rapport, un jury de 5 personnes sera convoqué pour la soutenance. Cette étape prend en général une semaine, le temps de laisser le jury lire le rapport.

Entre la remise du rapport (version électronique) et la soutenance, il faut compter un délai de 2 à 3 semaines en général. Ce délai peut être plus long en fonction de la qualité du rapport et des corrections nécessaires au rapport. Plus le rapport remis est de bonne qualité, plus la soutenance pourra être organisée rapidement.

Remarque : Certains étudiants souhaitent soutenir leur mémoire rapidement pour pouvoir partir en thèse par la suite. Si vous souhaitez soutenir rapidement, nous vous conseillons (1) d'avertir à l'avance la direction des études de votre cas (avant la remise du rapport), (2) de remettre rapidement votre mémoire et (3) de remettre un rapport de qualité, relu et revérifié  par votre superviseur, pour éviter les délais de recorrection. Il est même possible d'envoyer votre mémoire avant même le retour au Vietnam (par courriel) afin d'accélérer les procédures et pouvoir avoir une soutenance rapide à votre retour. Mais aucune garantie n'est donnée et nous examinons chaque demande au cas pas cas. Nous pouvons organiser une soutenance rapide plus facilement pour les étudiants qui remettent à l'avance leur mémoire que pour ceux qui attendent la fin du délai de 4 semaines.
 

  Soutenance du mémoire

Lors de la soutenance du mémoire, vous avez 30 minutes pour présenter votre travail. Ensuite le jury vous posera quelques questions et déliberera pour vous donner une note.

Trois cas peuvent se présenter :

• Le mémoire est accepté et la soutenance est réussie, auquel cas l'étudiant reçoit immédiatement sa note.
• La soutenance est réussie, mais le jury exige des modifications au mémoire. L'étudiant a une semaine pour faire ces modifications et recevra sa note seulement lorsque la nouvelle version du mémoire aura été acceptée.
• Le mémoire est refusé par le jury (échec à la soutenance). L'étudiant doit refaire un nouveau stage (redoublement du module).
• Toutes les soutenances sont publiques, sauf clause de confidentialité stipulée dans la convention de stage. Certaines soutenances pourront être proposées à tous les étudiants de l'IFI dans le cadre du module de séminaires de recherche de l'IFI.